7 kwietnia 2023 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu Pracy. Dotychczasowe przepisy dotyczące „telepracy”, zostały zastąpione przez ustawodawcę przepisami o „pracy zdalnej”. Zgodnie z ustawową definicją praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo (potocznie praca hybrydowa) w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Nowe przepisy sprawiają nieznaczne trudności pracodawcom, którzy muszą pilnie je wdrożyć, a sygnalizują wątpliwości interpretacyjne. Jedną z nich jest niepewność np. co do optymalnego wyliczenia ekwiwalentu. Zabrakło w przepisach także sensownego rozwiązania na sytuację, w której pracownik jest uprawniony do żądania pracy zdalnej (spełnia jedno z kryteriów art. 6719 § 6 kodeksu pracy), ale nie posiada niezbędnych narzędzi do pracy zdalnej, a pracodawca nie ma np. środków na zakup odpowiedniego sprzętu lub możliwości jego pilnego zapewnienia (nierzadko okresy oczekiwania na dostawę sprzętu elektronicznego bywają wydłużone). Nie jest jasne czy brak sprzętowy lub konieczność oczekiwania będzie można uznać za wystarczające uzasadnienie odmowy świadczenia pracy zdalnej – taki kierunek interpretacji przepisów wydaje się błędny i nie byłby też korzystny dla pracowników. Jeśli zaś przyjąć podejście, że pracodawca powinien zawczasu przewidzieć możliwość zakupu narzędzi do pracy zdalnej dla każdego pracownika i zbudować na ten cel rezerwę, będzie się to łączyło z kolejnym realnym wzrostem kosztów pracy. Ponad to pracodawca będzie obowiązany umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników. Może się zatem okazać, że w niektórych przypadkach praca zdalna będzie się dla pracodawcy wiązała w wyższymi czy niewiele niższymi kosztami lub ryzykiem kontroli, niż praca stacjonarna, co może zniechęcić pracodawców do jej proponowania. Wątpliwości dotyczą także dopuszczalnych metod kontroli w miejscu zamieszkania pracownika i kolizji uprawnień kontrolnych z prawem pracownika i innych osób postronnych do prywatności.
Zasady świadczenia pracy zdalnej
Co do zasady to pracownik decyduje o miejscu, w którym praca zdalna będzie przez niego wykonywana, ale każdorazowo musi uzgodnić to z pracodawcą. Nie jest zatem dopuszczalna zmiana miejsca świadczenia pracy zdalnej bez zgody pracodawcy. Uzgodnienia między stronami, dotyczące wykonywania pracy zdalnej, mogą nastąpić zarówno w umowie o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy, albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Nie dotyczy to pracowników wykonujących pracę zdalną na swój wniosek, który pracodawca obowiązany był uwzględnić (spełniających jedno z kryteriów art. 6719 § 6 kodeksu pracy).
Pracodawca może określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, a także w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Jeżeli u pracodawcy działają zakładowe organizację związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej w dwóch przypadkach: w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę, a w takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna na wniosek pracownika
Potrzeba praca zdalnej może zostać zasygnalizowana przez pracownika złożeniem stosownego wniosku. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy w formie zdalnej złożony przez:
- pracownicy w ciąży;
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej,
- pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
- pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
z zastrzeżeniem, że pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku, jeżeli jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Okazjonalna praca zdalna
Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnić wniosku, ani informować o przyczynach odmowy.
Narzędzia i koszty pracy zdalnej
Na pracodawcy, który wprowadza pracę zdalna ciążą dodatkowe obowiązki. Pracodawca obowiązany jest zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją konserwacją narzędzi pracy, koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także inne koszty, a także zapewnić pracownikowi niezbędne szkolenia i pomoc techniczną.
Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika jego własnych narzędzi i materiałów. W tym przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.